BBPP1103 PRINSIPAL OF MANAGEMENT

1.0              Definisi  dan Konsep

1.1              Pengurus

Pada asasnya, pengurus adalah serupa dengan pengurus rumah tangga, juga serupa dengan pengurusan dan pembangunan negara. Pengurus adalah orang yang bertanggungjawab untuk merancang dan mengarahkan kerja-kerja sekumpulan individu, memantau kerja mereka, dan mengambil tindakan pembetulan apabila perlu. Bagi kebanyakan orang, ini adalah langkah pertama mereka ke dalam kerjaya pengurusan. Pengurus boleh mengarahkan pekerja secara langsung atau mereka boleh mengarahkan beberapa penyelia yang mengarahkan pekerja. Pengurus mesti biasa dengan kerja-kerja semua kumpulan yang diselianya, tetapi tidak perlu menjadi yang terbaik di mana-mana atau di semua kawasan. Malah adalah lebih penting untuk pengurus untuk mengetahui bagaimana untuk menguruskan pekerja daripada tahu bagaimana melakukan kerja mereka dengan baik.

Pengurus perlu bertindak sebagai figureheads kerana kuasa dan simbolik kedudukan rasmi mereka, yang juga mewakili organisasi mereka. Sebagai pemimpin, pengurus perlu membawa bersama-sama keperluan organisasi dan individu di bawah arahan mereka. Seseorang pengurus perlu mengekalkan rangkaian hubungan luar organisasi. Pengurus juga perlu mengumpul dan menyebar maklumat. Seseorang pengurus adalah individu penting dalam memantau apa yang berlaku dalam organisasi, menerima maklumat mengenai peristiwa-peristiwa dalaman dan luaran dan menghantarnya kepada orang lain. Seseorang pengurus perlu memberikan maklumat berkenaan organisasi kepada orang luar, mengambil peranan jurucakap kepada orang awam dan orang-orang berpengaruh.

Selain itu, pengurus tidak hanya terlibat dalam menguruskan sumber-sumber dalaman organisasi mereka, tetapi juga menghabiskan banyak masa dalam mengekalkan hubungan dengan orang lain, di dalam dan di luar organisasi. Ini adalah sebahagian daripada peranan mereka kerana mereka perlu mengetahui sebarang perubahan dalam persekitaran yang boleh menjejaskan organisasi. Pengurus dalam perniagaan perlu menyedari apa yang dilakukan oleh pesaing mereka, trend dalam permintaan pengguna, dan perubahan dalam persekitaran ekonomi.

Pengurus dalam organisasi sektor awam atau badan bukan kerajaan dalam pembangunan luar bandar mungkin perlu memantau harga dan aktiviti dalam pasaran tertentu (tempatan atau lebih luas), kemajuan ketika musim tanaman, perkembangan politik yang berkaitan dengan organisasi mereka, apa yang organisasi lain lakukan dan sebagainya.

Dalam konteks pengurusan, secara ringkasnya pengurus ialah mereka yang bertanggungjawab terhadap pekerjaan orang lain pada semua peringkat. Setiap pengurus mempunyai tugas dan tanggungjawabnya yang tertentu. Antara tanggungjawab seorang pengurus ialah (Dr. K.H Didin Hafidhudin, 2003):

•  Pengurus ialah penyelaras dan pengarah di dalam organisasi yang mengawasi aliran kerja serta menyatupadukan semua unsur organisasi. Mereka mempunyai kuasa yang diberikan untuk mengarah orang lain yang berada dibawah tanggungjawabnya.
• Pengurus bertanggungjawab menggunakan segala sumber dengan efisien untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan.
• Pengurus juga tidak boleh lari dari tanggungjawab ke atas kegagalan dan kejayaan orang dibawah jagaannya. Kegagalan dan kejayaan mencerminkan prestasi pengurus berkenaan.
• Pengurus mengimbangkan matlamat dan menetapkan priority seperti menjalankan kerja yang penting terlebih dahulu atau dengan serta-merta.
• Pengurus mewujudkan matlamat, perancangan, dasar dan mengimplentasikan strategi.

1.2              Pengurusan

Pengurusan adalah satu elemen penting di dalam mengendalikan mana-mana organisasi baik sebuah organisasi perniagaan atau organisasi bukan perniagaan. Jatuh bangun sesebuah organisasi, cemerlang ataupun tidak adalah bergantung kepada pengurusan yang cekap dan berkesan. Malah pengurusan yang cekap adalah perlu untuk kemajuan dan kemakmuran organisasi.

Pengurusan dapat didefinisikan sebagai perihal (kerja dan sebagainya) mengurus sesuatu atau perihal mengurus (syarikat, badan perniagaan dan lain-lain) (Kamus Dewan Edisi Ketiga : 2002 : hlm 1529). Pengurusan juga dapat ditakrifkan sebagai  satu proses perancangan,  penyusunan, pengarahan, dan pengawalan usaha ahli-ahli organisasi dan menggunakan semua sumber organisasi  untuk mencapai matlamat organisasi. Ada juga yang mentakrifkan pengurusan sebagai proses pengarahan, penyelarasan, dan pengaruh ke atas operasi  organisasi untuk mencapai matlamat yang dikehendaki dan  prestasi sepenuhnya.

Pengurusan diperlukan dalam semua organisasi, tidak kira sama ada organisasi itu besar atau kecil, swasta atau badan kerajaan. Fungsi pengurusan bukan sahaja menjadi tanggungjawab seorang pengurus besar atau pengarah tetapi turut menjadi tanggungjawab penyelia atau ketua bahagian yang berada dalam organisasi tersebut. Terdapat lima fungsi penting pengurusan, iaitu perancangan, pengorganisasian, penstafan, kepimpinan dan pengawalan.

a.         

                Perancangan

Perancangan ialah suatu aktiviti proaktif untuk mengurus masa depan sebuah organisasi untuk tujuan penakatannya. Dalam proses parancangan, pihak pengurus dan pekerja akan mengambil kira tentang perkara-perkara yang akan berlaku pada masa-masa akan datang yang dipercayai boleh memberi impak langsung dan tidak langsung terhadap organisasi mereka.

      Pengorganisasian

Pengorganisasian merujuk kepada tugas para pengurus membentuk satu struktur oraganisasai yang menjelaskan penyusunan kerja-kerja dan pengagihan kerja-kerja tersebut beserta sumber-sumber yang diperlukan. Untuk merealisasikan perancangan yang telah dibuat. Ringkasnya, pengorganisasian ialah aktiviti-aktiviti pengurusan untuk mengagihkan kerja dan sumber-sumber untuk bekerja bagi mencapi matlamat oraganisasi.

c.                   Penstaffan

Keperluan kepada pekerja yang mencukupi dan terlatih untuk melaksanakan suatu kerja pada masa sekarang dan akan datang adalah fungsi pengurusan yang sama pentingnya dengan fungsi-fungsi yang lain. Ringkasnya, penstafan melibatkan beberapa aktiviti pengursan yang penting, seperti analisis kerja, pengukuran kerja, penilaian dan penggredan kerja, pembentukan kerja, rekrutmen dan pemilihan kerja.

d.                  Kepimpinan

Kepimpinan melibatkan proses mempengaruhi para pekerja oleh para pegurus, ketua dan penyelia supaya mereka melaksanakan tugas-tugas yang telah dipertanggungjawabkan dengan sebaik yang mungkin. Fungsi kepimpinan dalam pengurusan bayak dikaitkan dengan proses memotivasi para pekerja supaya mereka lebih produktif.

e.                    Pengawalan

Merujuk kepada pemilihan yang dibuat terhadap prestasi sebenar organisasi dan unit-unit di dalamnya untuk dibandingkan dengan perancangan dan matlamat organisasi yang telah ditetapkan. Selain untuk melihat tahap produktiviti oraganisasi, pengawalan juga merujuk untuk menilai sama ada keseluruhan komponen dalam oraganisasi sedang bergerak pada landasan yang betul sebagai mana yang telah ditentukan.